Автоматизация архивного дела в организации на примере Общества с ограниченной ответственностью «ИНГАЗКО»

Бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования
«Омский колледж библиотечно-информационных технологий»








Выпускная квалификационная работа: 
на тему: 
«Автоматизация архивного дела в организации на примере Общества с ограниченной ответственностью «ИНГАЗКО»



Специальность  46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение



Студент                                                        _______________                  _________________
                                                                                  (подпись)                                    (Ф.И.О.)                                                                                                                                                    

Научный руководитель   
____________________                              _______________                     
         (Ф.И.О.)                                                     (подпись)
                                                                                                   
                                                                            
Допустить к защите: 
Зав. директора по УВР
_______________                               ________________                              Н.М. Андросова                                   (подпись и дата)                                                 




Омск – 2018 г.

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………...................3
ГЛАВА 1. Теоретические особенности автоматизации архивного дела в современной организации………………………………………………………..6
1.1 Современное состояние автоматизации и информатизации архивной отрасли…………………………………………………………………………6
1.2 Базы данных в архивах………………………………………………….18
1.3 Анализ существующих систем автоматизированного учета документов архивного фонда	…………………..………………………….26

ГЛАВА 2. Анализ использования информационных технологий и автоматизированных систем в архиве предприятий Общества с ограниченной ответственностью «ИНГАЗКО»……………………………….36
2.1 Описание  деятельности предприятия «ИНГАЗКО»………………..36
2.2. Анализ существующей системы автоматизации архива…………….40
2.3. Разработка рекомендаций по автоматизации деятельности архива Общества с ограниченной ответственностью «ИНГАЗКО»…………..…44

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………….…………………………………………..51
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………….53 
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ИНГАЗКО» - КОМПЛЕКСНЫЙ ПОДХОД К СТРОИТЕЛЬСТВУ……………………………………………………………….56













ВВЕДЕНИЕ
      
      Темой выпускной квалификационной работы является автоматизация архивного дела в компании Общество с ограниченной ответственностью «ИНГАЗКО».  Исследуемое предприятие  производит учет всех показателей деятельности, а так же в процессе работы производит различные действия, где объектом управления является информация. Информация в организации выступает в роли ресурса, который необходимо хранить, обрабатывать, защищать от не санкционированного доступа, так как информация представляет собой описание всех выполняемых процессов экономической деятельности организации. К информации хранимой и используемой в организации предъявляются требования: конфиденциальность информации, целостность данных, оперативность получения и достоверность данных.
      Управленческая деятельность и функционирование любого предприятия в России, как и во всем мире, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, инструментом и результатом этой деятельности. 
      На любом предприятии технология работы с документами всегда непосредственно связана с его основной деятельностью. Она предлагает не только единые правила документирования и оформления документов, но и единый порядок организации документооборота. 
      Актуальность темы заключается в том, что существует потребность в автоматизированных решениях для бизнеса. С помощью средств автоматизации персонал может значительно повысить уровень и качество обслуживания клиентов, а так же повысить уровень дохода предприятия, за счет скорости обслуживания клиентов. За последние десять лет автоматизация получила широкое распространение в России, это связано с тем, что любая компания работает с документами, практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, при внедрении автоматизации и информатизации архивной отрасли улучшается качество управления, оптимизируются бизнес-процессы организации, лица, отвечающие в компании за архивное дело становятся более высококвалифицированными специалистами. 
      Особенно данная проблема является актуальной для предприятий, которые имеют офисы не только в одном городе, так как они располагаются удаленно друг от друга. 
      Целью работы является изучение процессов автоматизации архива в Обществе с ограниченной ответственностью «ИНГАЗКО». 
      Задачами дипломной работы в связи с указанной целью являются следующие: 
1. выявить проблемы информационного обеспечения в компании; 
2. исследовать рынок систем электронного архива документов в России; 
3. провести сравнительный анализ существующих систем автоматизированного учета документов; 
4. обосновать необходимость дальнейшего внедрения системы электронного архива; 
5. описать функционал будущей системы электронного архивирования; 
6. сформировать требования к внедряемой системе; 
7. определить преимущества  внедряемой системы. 
      Объектом исследования является автоматизация архивной отрасли. 
      Предметом исследования стали организационные и методологические аспекты автоматизации процессов хранения и учета архивных документов в компании Общества с ограниченной ответственностью «ИНГАЗКО». 
      При проведении данного исследования были использованы следующие методы: 
1. Проведение тщательного анализа литературы, касающейся вопросов информационных систем; 
2. Анализ нормативно-правовой документации по теме; 
3. Интервьюирование руководителей и персонала Общества; 
4. Классификация, теоретический анализ и обобщение полученного материала.
      Для выполнения выпускной квалификационной работы были использованы труды ведущих российских исследователей  В.Н. Чернова «Системы электронного документооборота», Ким С. «Электронные архивы в трудные времена», Э.В. Минько, А.Э. Минько «Теория организации производственных систем», И.О. Одинцов «Профессиональное программирование. Системный подход»,  В.Н. Петров  «Технология разработки программного обеспечения» и других, а также нормативно-правовые акты и Интернет-источники. 
      В рамках выполнения выпускной квалификационной работы были использованы логический метод и сравнения, сопоставления; экспертный метод, личных наблюдений.
      Структурно выпускная работа состоит из введения, основной части заключения, списка использованной литературы и приложений, что обусловлено предметом, целью и задачами исследования. 
      Введение раскрывает актуальность выбранной темы, определяет объект, предмет, цель и задачи исследования. 
      В первом разделе работы раскрываются теоретические аспекты исследования, дается характеристика компании, раскрываются проблемы информационного обеспечения Общества, производится обзор и анализ систем электронного архивирования, представленных на Российском рынке, также обосновывается необходимость внедрения системы. 
      Во втором разделе выпускной работы формируются основные требования к системе электронного архива документов, дается общее описание существующей корпоративной системы Общества с ограниченной ответственностью «ИНГАЗКО», дается описание системы, предлагаемой к внедрению и обосновывается целесообразность внедрения с экономической стороны. 
      В заключении подводятся итоги проводимого исследования. 
     ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Современное состояние автоматизации и информатизации архивной отрасли
     
      Информация является одним из главных ресурсов в обществе наряду с такими же материальными ресурсами, как полезные ископаемые, нефть, газ и другие. Процесс переработки информации можно воспринимать как технологию, по аналогии с переработкой материальных ресурсов. 
      По определению ФЗ «Об информации, информатизации и защите информаци» от 25 января 1995 г., информатизация представляет собой «организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов [1].
      Под «информатизацией» в рамках выпускной квалификационной работы мы понимаем: «направленный процесс системной интеграции компьютерных средств, информационных и коммуникационных технологий с целью получения новых общесистемных свойств, позволяющих более эффективно организовать продуктивную деятельность человека, группы, социума».
      Таким образом, информационная технология – это процесс, который использует общность методов и средств реализации операций передачи, сбора, регистрации, защиты, накопления, обработки информации на базе программного обеспечения, ориентированных на повышения эффективности производительности труда. 
      В управлении информационных технологий рассматриваются несколько основных видов: 
      
     
     Рис. 1. Управление информационных технологий
     
      Обработка данных в информационных технологиях предназначены, в первую очередь, для автоматизации операций управленческого труда, которые постоянно повторяются. Для решения хорошо структурированных задач они применяются на уровне невысокого квалифицированного персонала
      Технология управления информацией применяет: для обслуживания всех рабочих организации, связанных с принятием управленческих решений, информацией.
      Автоматизирование офиса при помощи информационных технологий занимается дополнением уже существующих систем связи персонала предприятия компьютерами, сетями и другими современными средствами.
      В информационных технологиях поддержка принятия решений предназначена для выработки управленческих решений, с дальнейшей целью его принятия и выбора альтернативы.
      Информационных технологий экспертных систем дают возможность управляющим получить консультацию по проблемам, о которых в этих системах накоплена информация.
      Для создания эффективного действия управления организации нужно создать определенные алгоритмы управления и переработать значительное количество информации, для того чтобы снизить или исключить человеческий фактор в организации, нужно создать автоматизированную систему управления.
      Энциклопедический словарь определяет «автоматизацию» как: «применение технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации» [18]
      Автоматизированная система управления – это совокупность действий и мероприятий организационного, технологического и экономического характера, которая предназначена для получения оптимального процесса управления в различных сферах предприятия.
      Основными составляющими этой системы являются:

     Рис. 2. Основные составляющие автоматизированной системы
     
      При использовании перечисленных факторов образуется автоматизация информационных технологий управления.
      Структура данной технологии состоит в следующем:
     
     
     Рис. 3. Структура автоматизации информационных технологий управления
      Электронный архив (система электронного архива) – это система структурированного хранения электронных документов, которая обеспечивает надежность хранения, конфиденциальность, а также разграничение прав доступа. 
      Существует несколько этапов создания электронного архива, количество которых зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект – организацией самостоятельно, или же сторонней организацией. 
      Очередность этапов создания электронного архива: 
      1) обследование компании 
      Результатом данного этапа должен стать сформированный документ, который будет отражать текущее состояние документов, которые будут находится в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В данный документ также должна войти информация о подразделениях, которые будут использоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых будет необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе данного документа будет написано техническое задание (ТЗ). 
      2) установка и настройка системы электронного архива 
      На данном этапе приобретается (если необходимо) оборудование для организации поточного ввода документов (сканер, сервер и т.д.) и для дальнейшего долговременного защищенного хранения данных 
      3) наполнение системы (наиболее трудоемкий процесс) 
      В данный этап входит сканирование документов (начиная с подготовки, а также проверки качества полученных после оцифровки изображений) и ввод информации в систему, который включает в себя создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами или базу имеющихся документов. 
      4) интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. 
      Работа будет включать в себя выбор признаков общей систематизации бумажной и электронной части архива. 
      Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM). 
      Электронный архив (система электронного архива) – это система структурированного хранения электронных документов, которая обеспечивает надежность хранения, конфиденциальность, а также разграничение прав доступа. 
      Система электронного архивирования является неотъемлемой частью успешного и эффективного функционирования компании, так как позволяет сэкономить достаточно много времени сотрудникам (оптимизировать время их работы), а также позволяет обеспечить достаточно высокую сохранность и безопасность документов. С помощью системы электронного архивирования можно добиться высоких показателей в работе. 
      Существует несколько этапов создания электронного архива, количество которых зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект – организацией самостоятельно, или же сторонней организацией. 
      Очередность этапов создания электронного архива: 
      1. обследование компании 
      Результатом данного этапа должен стать сформированный документ, который будет отражать текущее состояние документов, которые будут находится в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В данный документ также должна войти информация о подразделениях, которые будут использоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых будет необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе данного документа будет написано техническое задание (ТЗ). 
      2. установка и настройка системы электронного архива 
      На данном этапе приобретается (если необходимо) оборудование для организации поточного ввода документов (сканер, сервер и т.д.) и для дальнейшего долговременного защищенного хранения данных 
      3. наполнение системы (наиболее трудоемкий процесс) 
      В данный этап входит сканирование документов (начиная с подготовки, а также проверки качества полученных после оцифровки изображений) и ввод информации в систему, который включает в себя создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами или базу имеющихся документов. 
      4. интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. 
      Работа будет включать в себя выбор признаков общей систематизации бумажной и электронной части архива. 
      Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM). 
      Электронный архив документов – это система хранения документов в электронном виде, которая обеспечивает надежность хранения документов и конфиденциальность. Система предоставляет разграничение прав доступа с целью обеспечения безопасности хранения. 
      Электронный архив документов позволяет отследить историю использования документа и обладает удобными инструментами для поиска документов. Наиболее часто система электронного архивирования работает с неструктурированными документами, к которым обычно приложена карточка документа с его описанием; к ним можно отнести: графические файлы, текстовые документы, электронные таблицы и др. 
      Существует несколько особенностей электронного архива:   не разрешается изменение документа;  благодаря недопущению изменений существует единственная итоговая версия документа; удаление документов не допускается;  должна существовать четкая упорядоченная структура хранения документов, которая будет установлена администратором; поддерживает ежедневную работу;  предназначена для защищенного хранения документов, которые являются важными для предприятия 
      Основные функции системы: управление документами и иерархической структурой архива; представление бумажных документов в различных форматах; ввод потоком (ускорение занесения большого количества типовых и документов разного рода в систему); позволяет управлять веб-контентом;  имеется система сообщений, которая дает возможность пользователям обмениваться сообщениями и отслеживать назначенные задачи. 
      Помимо основных функций существует также ряд специфических, которые будут характерны для определенного выбранного типа системы электронного архивирования, например для систем автоматизированного делопроизводства существует такая функция, которая позволяет формировать и оформлять архивные дела, а также автоматически создавать номенклатуру дел и контролировать их использование. 
      Существует несколько видов систем электронного архивирования:   система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия (помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, контролировать даты обязательного хранения документов, вести учет и др.);   электронный архив финансовой документации (обеспечивает централизованный учет и хранение первичных финансово-экономических документов);   электронный архив проектной документации (позволяет хранить все сметы, чертежи и т.д.);   электронный архив нормативных документов (является организованным каталогом всех стандартов компании, которые были разработаны или закуплены);   электронный архив технической документации (необходим организациям, деятельность которых связана с поставкой товаров, а также позволяет обеспечить хранение технической документации); электронный архив юридической документации (включает в себя договоры и другую документацию);  электронный архив кадровой документации (используется для хранения личных дел сотрудников, трудовых договоров, инструкций внутри организации);   электронный архив конструкторской документации (позволяет организовать доступ к копиям чертежей) [18, с. 84]. 
      Значительную часть времени при работе с документами отнимает пересылка, размножение и поиск необходимых бумаг. По данным отечественных и западных консалтинговых компаний, с задачей поиска нужных документов связаны порядка 30% перемещений сотрудников по офису и, в общей сложности, этот процесс занимает у них около одного месяца в год; 15% бумажных документов безвозвратно теряются; на согласование документов уходит 60-70% рабочего времени, сам же процесс «творческой» работы с документом составляет на более 20-30% реального времени. Как результат вышесказанного – на решение 20-30% поставленных задач вообще не остается времени. 
      Возможности систем бумажного и электронного документооборота приведен в таблице 1.
      Таблица 1.
       Основные направления информационных технологий, которые направлены на эффективное функционирование
      
№
Название
1.
Автоматизация 
2. 
Коммуникации
3. 
Автоматизация бухгалтерского учета и планирования
4.
Разработка системы принятия решений
5.
Автоматизация банковских операций

      Система автоматизации на предприятии призвана решить все вышеназванные проблемы. Причем, не только с точки зрения поддержки работы с документами, автоматизации делопроизводства, но также и как основа системы эффективного управления организацией. 
      При системе автоматизации вся информация хранится в виде «электронных документов». Понятие «электронного документа» включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность файлов разных типов – составных частей документа, обрабатываемых по основным правилам, связанных с другими электронными документами, согласованными маршрутами движения документов и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки (РК) – своеобразного паспорта документа – набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота – системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив. Полнота реквизитов РК обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, легкость при поиске. 
      Таким образом, система автоматизации предназначена для поддержки движения документов, организации совместной работы сотрудников с ними, хранения созданных документов в электронном архиве (это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации). Система документооборота позволяет построить (или использовать предварительно подготовленный) маршрут движения документа в организации и отправить документ по маршруту (например, договор в процессе визирования проходит через юридический и финансовый отделы, и лишь затем поступает на подпись директору).
      Перечень основных задач, стоящих перед большинством организаций, решить которые поможет внедрение автоматизации:   обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях, повышение исполнительской дисциплины сотрудников;  поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; обеспечение и поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;  достижение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;  протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);  оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;  снижение количества бумажных документов внутреннего оборота предприятия, экономия временных и материальных ресурсов; обеспечение интеграции с другими системами и реализации принципа однократного ввода информации; разграничение и контроль доступа исполнителей различных уровней к документам и распоряжениям вышестоящих руководителей;  реализация возможности доступа к информации практически из любой территориально удаленной точки при условии наличия соответствующих прав доступа;  исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
      Из перечня решаемых задач логично вытекают основные функции системы автоматизации документооборота: регистрация документов в автоматизированном режиме, в том числе снабженных электронной цифровой подписью и криптозащитой;  сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии;  прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа;  разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;  работа над проектами документов: создание проекта документа, согласование, утверждение, регистрация документа, созданного на основе проекта;  предоставление каждому должностному лицу - участнику делопроизводственного процесса - своего личного виртуального рабочего места в системе электронного документооборота (в одних системах это так называемый «виртуальный кабинет», в других - аналог электронного почтового ящика), в результате достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции; рассылка электронных документов и поручений по ним по локальной компьютерной сети (ЛКС), последовательная или параллельная маршрутизация движения документов;  контроль исполнения документов и поручений, формирование различных сводок и отчетов по исполнительской дисциплине сотрудников; полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск с использованием web-технологий; отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и шифрованием с помощью сертифицированных средств криптографии; автоматическое формирование реестров рассылки бумажных документов для службы экспедиции организации; архивное хранение электронных документов организации, автоматическая и интерактивная загрузка документов в хранилище из системы электронного документооборота, хранение и классификация изображений документов, их текстовых эквивалентов и регистрационных карточек; многоуровневая защита документов от несанкционированного доступа, гибкое разграничение прав доступа пользователей к функциям системы; возможность обмена данными и взаимодействия с другими системами управления организацией. 
      Так как для каждого вида документа может вестись своя специфичная информация, а также протоколироваться вся работа с документами, то потенциально система электронного документооборота превращается в огромный банк данных, которые можно различным образом обрабатывать, анализировать и использовать для формирования различных отчетов. Кроме того, система электронного документооборота позволяет вести нормативно-справочную базу – формировать различные данные справочного характера и библиотеку нормативных документов. Помимо системы электронного документооборота в любой организации существуют и другие информационные системы, накапливающие свои данные. При грамотном подходе к этим данным их можно использовать как ещё один ресурс организации – нематериальные интеллектуальные активы, позволяющие получать из них важную для бизнеса информацию и дополнительные конкурентные преимущества. 
      Следовательно, в автоматизации основными целями являются [14]: 
1. Сбор обработка, анализ, хранение и предоставление данных о деятельности организации в удобном виде для принятия управленческих решений;
2. Автоматизация выполнения технологических операций составляющих целевую деятельность организации;
3. Автоматизация процессов, которая обеспечивает выполнение основной деятельности.
      Таким образом, автоматизированная система является основой предприятия, т.к. она разрабатывает и управляет компанией, она оперативно и эффективно управляет такими процессами как учет товарооборота, взаимоотношений с поставщиками, клиентами и персоналом, формирует отчетности и т.д., снижая в цепи поставок организации общие задачи. 
      Следовательно, применение информационных технологий на предприятии значительно повышает уровень производительности и эффективности предприятия.

1.2 Базы данных в архивах
     
      За время работы любой успешной компании накапливается большое количество документов, которые необходимо сдавать в архив. Постепенно этот архив очень сильно разрастается и в случае если необходимо отыскать какой-то документ многолетней давности, то превращается, порой, в весьма сложную задачу, на решение которой уходит большое количество времени, когда нужно отыскать нужный документ.
      Организация работы с информацией влияет на качество работы аппарата управления, а также культуру и эффективность руководства компании.  Эффективность принимаемых решений зависит от того, насколько своевременной, полной и достоверной информацией об управляемом объекте владеет лицо, принимающее решение. 
      Также значительную часть времени при работе с документами отнимает пересылка, размножение и поиск необходимых бумаг. По данным отечественных и западных консалтинговых компаний, с задачей поиска нужных документов связаны порядка 30% перемещений сотрудников по офису и, в общей сложности, этот процесс занимает у них около одного месяца в год; 15% бумажных документов безвозвратно теряются; на согласование документов уходит 60-70% рабочего времени, сам же процесс «творческой» работы с документом составляет на более 20-30% реального времени [36]. Как результат вышесказанного – на решение 20-30% поставленных задач вообще не остается времени. 
      Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.
      Учетные базы данных в архиве учреждений предназначены для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. 
      Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. Например, архив Государственной Думы.
      Информационно-поисковые базы данных. Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.
      Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.
      В архивах учреждений РФ существуют информационно-поисковые системы (ИПС) трех типов:
      1) использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);
      2) создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;
      3) создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.
      Преимуществами создания электронного архива можно выделить: 
      1. Создание и регулярное обновление электронных архивов и баз данных; 
      2. Применение является не только удобным, но и позволяет значительно сократить расходы на организацию всех протекающих в компании бизнес-процессов, так как теперь имеется возможность быстро найти необходимый архивный документ.
      Электронные архивы и базы данных могут дополнительно интегрироваться в различные пользовательские программ (например, в распространенную программу 1С), что позволяет обеспечить возможность быстрого обучения поиску по всему электронному архиву. Кроме этого необходимо учесть тот факт, что электронные архивы и базы данных можно содержать в нескольких экземплярах и хранить на различных носителях, что увеличивает степень безопасности и предотвращает случайную возможность потери наиболее важных данных.
      При создании электронного архива все необходимые документы сканируются и переводятся в один из популярных форматов – PDF, JPG, TIFF или некоторые другие. После этого документы специальным образом сортируются и размещаются в базу данных, в которой они могут быть быстро найдены с помощью специальных программ. Наиболее перспективными на данный момент является создание электронных архивов финансовой, проектной, нормативной и технической документации.
      Создание электронного архива и базы данных, согласно законодательству, должно идти в полном соответствии со стандартом MoReq2, который предусматривает неукоснительное соблюдение следующих особенностей [8]:
* Соблюдение строгих правил по хранению
* Хранение только итоговой версии документа без промежуточных вариантов
* Предотвращение возможности внесения изменений в документы
* Наличие строгой классификационной системы
* Запрещено удаление документов из архива за исключением определенных законодательством.
      Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, приведенной к единому виду системы документооборота, схем информационных потоков, которые циркулируют на предприятии, а также методологии построения БД (баз данных). 
      Источниками информации служит документация, нормативно-справочная информация, информация, которая поступает от вышестоящих органов, а также информация, поступающая от бухгалтерии с помощью локальной сети. 
      Информационное обеспечение включает в себя внутри машинное и внемашинное информационное обеспечение. 
      Внемашинное информационное обеспечение включает различные документы на бумажных носителях (договора, приказы, распоряжения, отчеты, приходно-расходные ордера, кассовые ордера и др.). 
      Внутри машинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинном носителе и средства ее ведения. Данное обеспечение должно реализовываться в режиме реального времени, где изменения в данных, произведенные одним пользователем, сразу должны становиться доступными другим пользователям системы. 
      Целью информационного обеспечения является наиболее полное удовлетворение потребности управляющей системы в информации, позволяющей разработать, принять и реализовать выполнение оптимальных решений, которые обеспечивают достижение целей организации. 
      В традиционном обеспечении можно выделить три основных подсистемы: 
* документационное обеспечение управления, представленное в виде различных унифицированных систем управленческой документации (в системе управленческой документации выделяются такие подсистемы, как организационно-распорядительные документы; документация по материально-техническому снабжению; бухгалтерская документация; финансовая; учетная и др.); 
* информационно-справочные фонды организации (включает в себя материалы правового характера; нормативы, государственные и отраслевые стандарты, которые регулируют основные производственные и информационные процессы в организации; тематические и справочные материалы; статистические данные по интересующим организацию регионам; аналитическая информация по проблемам различного рода); 
* устный обмен информацией (оперативные совещания для руководителей и специалистов с периодичностью не реже одного раза в неделю, встречи руководителей высшего уровня управления с работниками отдельных подразделений и служб, регулярные собрания работников подразделений, которые связаны с решением вопросов управления, контроля, информирования о направлениях деятельности подразделения и т.д., а также ежегодные общие собрания сотрудников организации). 
      У информационного обеспечения сущес.......................